Assistenz im Stab der Amtsleitung und Mitarbeit im Sachgebiet Beschaffung von Liefer- und Dienstleistungen

Das Gesundheitsamt sucht ab dem 01.10.2024, unbefristet, eine Person als

Assistent*in im Stab der Amtsleitung und Mitarbeit im Sachgebiet Beschaffung von Liefer- und Dienstleistungen, Kennziffer: 4100 / 5003 0747 /202.

Dienstort: Hans-Schmidt-Str. 16, 12489 Berlin

Ihr Arbeitsgebiet umfasst:

Assistenz (Geschäftszimmer) im Stab der Amtsleitung und Mitarbeit im Sachgebiet Beschaffung von Liefer- und Dienstleistungen

• Bearbeitung der gesamten Ablage der Amtsleitung und Archivierung einschl. Dokumentation und Registraturarbeiten, Ermittlung der vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist, Überwachen der
  Vernichtung nach Ablauf der vorgeschriebenen Fristen
• Laufende Aktendurchsicht und –Verwaltung für alle anfallenden Vorgänge
• Amtsinterne Koordinierung von Zuarbeiten, Stellungnahmen und Berichterstattungen
• Formgerechtes Fertigen von Schriftstücken bzw. abschließende Kontrolle von eingereichten Vorlagen
• Bearbeiten von E-Mails, insbes. Durchsehen von Mails, Prüfen der Zuständigkeit, eigenständige Beantwortung von Mails, Verfassen von Vermerken
• Bearbeitung des Posteingangs und –ausgangs und Klärung/Ermittlung der Zuständigkeit von Poststücken im jeweiligen Amt, insbes. Registrierung, Sortierung und Verteilung sowie
  Vorbereitung der Post (täglich werden Lasten über 5 Kg bewegt)
• elektronische Kommunikation (Schreiben, Versenden, Weiterleiten und Überwachen von Mails), Verteilung und Absetzen von Post per Fax, Scannen und ggf. elektronisches Versenden von
  Dokumenten und Eingangspost im Bedarfsfall, Verteilung von Umläufen inkl. Rücklaufkontrolle)
• Fortlaufende Vordruck- und Materialbestellung für den Stabsbereich insbes. Bedarfsermittlungen
• Mitarbeit bei Beschaffungen von Liefer- und Dienstleistungen
• Vorprüfung der Anträge, insbesondere auf Notwendigkeit, Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit
• Vorbereitung der Bestellungen aus dem Sammelbestellverfahren (SBV) des Landes Berlin
• Suche von geeigneten Anbietern in Firmenübersicht, Katalogen und im Internet
• Pflege der jährlichen Angebotsübersicht

Das bringen Sie mit:

• Formale Anforderungen:

wünschenswert: abgeschlossene Ausbildung zum/zur Verwaltungsfachangestellten, Kaufmann/Kauffrau (m/w/d) Bürokommunikation bzw. vergleichbare Berufsabschlüsse (u.a. Sekretär/in) oder
Verwaltungslehrgang I oder kaufmännischer Berufsabschluss

Die vollständigen fachlichen und außerfachlichen Kompetenzen entnehmen Sie bitte der Anlage unter „Weitere Informationen“. Das Anforderungsprofil ist Bestandteil der
Stellenausschreibung und bildet die Grundlage für die Auswahlentscheidung. Es wird empfohlen, das Anforderungsprofil abzuspeichern, da es nach dem Ablauf der Bewerbungsfrist auf dem
Karriereportal nicht mehr einsehbar ist.

Darauf können Sie sich freuen:

• eine interessante, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit, moderne Arbeitsplätze im Südosten der Stadt.
• gute Verkehrsanbindung: kurze Wege von der City, 20 Minuten vom Alexanderplatz.
• eine adäquate Einarbeitung durch motivierte Kolleginnen und Kollegen (m/w/d).
• die Möglichkeit, Ihre persönlichen Kompetenzen weiterzuentwickeln, indem Sie unsere vielfältigen Angebote der fachlichen und außerfachlichen Fort- und Weiterbildung,
  einschließlich Personalentwicklung und Wissenstransfer nutzen.
• die Vereinbarkeit von Beruf und Familie durch eine flexible Arbeitszeitgestaltung und die Möglichkeit der Teilzeitbeschäftigung.
• ein Betriebliches Gesundheitsmanagement, dessen Angebote (wie z.B. vielfältige sportliche Aktivitäten) Ihre Gesundheit erhalten und fördern sollen, sowie u. a. eine
  kostenlose externe Sozialberatung.
• ein kollegiales Arbeitsklima in einer vielfältigen, toleranten und weltoffenen Verwaltung, in der wir uns u. a. besonders für Chancengerechtigkeit einsetzen.
• Hauptstadtzulage, vergünstigtes Firmenticket für den Bereich des Verkehrsverbundes Berlin-Brandenburg, 30 Tage Erholungsurlaub (bei einer 5-Tage-Woche), zusätzlich am 24.12. und 31.12.
  frei, jährliche Sonderzahlung und Betriebsrente (VBL) für Tarifbeschäftigte.

Ansprechpartnerinnen für Ihre Fragen:

Fachlich: Frau Beccü, beccue.ges@ba-tk.berlin.de / 030 / 90297 4805

Frau Möricke, stefanie.moericke@ba-tk.berlin.de / 030 / 90297 3485